Peran Unit Kearsipan dalam Keberhasilan Penerapan SRIKANDI

Transformasi digital di sektor pemerintahan tidak hanya berkaitan dengan pelayanan publik dan keuangan daerah, tetapi juga menyentuh aspek fundamental tata kelola arsip. Arsip merupakan memori organisasi sekaligus alat bukti akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Dalam konteks inilah Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) hadir sebagai solusi nasional untuk pengelolaan arsip dinamis secara elektronik.

Namun, keberhasilan penerapan SRIKANDI tidak semata-mata ditentukan oleh kecanggihan sistem. Faktor manusia, organisasi, dan tata kelola memiliki peran yang sama pentingnya. Di antara seluruh unsur tersebut, Unit Kearsipan memegang peran sentral sebagai motor penggerak, pengendali, dan penjaga mutu implementasi SRIKANDI di instansi pemerintah.

Konsep Dasar SRIKANDI dalam Tata Kelola Pemerintahan

SRIKANDI merupakan aplikasi umum bidang kearsipan yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan ditetapkan sebagai sistem wajib bagi instansi pemerintah. Sistem ini digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis, khususnya arsip aktif dan inaktif, dalam bentuk elektronik.

Tujuan utama penerapan SRIKANDI antara lain:

• Mewujudkan tertib arsip nasional

• Meningkatkan efisiensi administrasi pemerintahan

• Menjamin keamanan dan keutuhan arsip

• Mendukung keterbukaan informasi publik

• Memperkuat akuntabilitas dan pengawasan

SRIKANDI terintegrasi dengan sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE) sehingga menjadi bagian penting dalam transformasi digital birokrasi.

Posisi Strategis Unit Kearsipan dalam Struktur Organisasi

Unit Kearsipan merupakan unsur pendukung pimpinan yang memiliki tugas dan fungsi pengelolaan arsip secara menyeluruh. Dalam konteks SRIKANDI, Unit Kearsipan tidak hanya bertindak sebagai pengelola teknis, tetapi juga sebagai pengarah kebijakan internal kearsipan.

Peran strategis Unit Kearsipan meliputi:

• Menyusun pedoman dan kebijakan kearsipan internal

• Mengkoordinasikan pelaksanaan SRIKANDI lintas unit kerja

• Melakukan pembinaan dan pengawasan kearsipan

• Menjamin kesesuaian pengelolaan arsip dengan regulasi nasional

Tanpa keterlibatan aktif Unit Kearsipan, implementasi SRIKANDI berisiko hanya menjadi formalitas sistem tanpa perubahan nyata dalam praktik kerja.

Peran Unit Kearsipan dalam Tahap Persiapan Implementasi SRIKANDI

Keberhasilan implementasi SRIKANDI sangat ditentukan oleh tahap persiapan yang matang. Unit Kearsipan memiliki tanggung jawab utama dalam fase ini.

Beberapa peran penting Unit Kearsipan pada tahap persiapan antara lain:

• Melakukan identifikasi kesiapan organisasi dan SDM

• Menginventarisasi arsip dinamis yang akan dikelola dalam SRIKANDI

• Menyusun klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip

• Mengusulkan penetapan kebijakan internal terkait penggunaan SRIKANDI

Unit Kearsipan juga berperan sebagai penghubung antara instansi dengan ANRI maupun tim teknis pengembang sistem.

Peran Unit Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Elektronik

Setelah sistem berjalan, Unit Kearsipan bertanggung jawab memastikan seluruh proses pengelolaan arsip dinamis elektronik dilakukan sesuai standar.

Tugas utama Unit Kearsipan dalam pengelolaan arsip melalui SRIKANDI meliputi:

• Pengendalian penciptaan arsip elektronik

• Validasi klasifikasi arsip dan metadata

• Pengawasan penyimpanan dan keamanan arsip

• Pengelolaan arsip inaktif dan alih media

Melalui peran ini, Unit Kearsipan memastikan bahwa arsip tidak hanya tersimpan secara digital, tetapi juga mudah ditelusuri, sah secara hukum, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Koordinasi Unit Kearsipan dengan Unit Kerja Pencipta Arsip

Salah satu tantangan terbesar penerapan SRIKANDI adalah rendahnya pemahaman unit kerja pencipta arsip terhadap prinsip kearsipan. Di sinilah peran koordinatif Unit Kearsipan menjadi sangat krusial.

Bentuk koordinasi yang efektif antara Unit Kearsipan dan unit kerja antara lain:

• Sosialisasi kebijakan kearsipan dan penggunaan SRIKANDI

• Pendampingan teknis penginputan dan pengelolaan arsip

• Monitoring kepatuhan unit kerja terhadap standar kearsipan

• Evaluasi berkala kualitas arsip elektronik

Tanpa koordinasi yang baik, sistem SRIKANDI berpotensi diisi dengan arsip yang tidak tertata dan sulit dimanfaatkan.

Peran Unit Kearsipan dalam Pembinaan SDM Kearsipan

SRIKANDI menuntut perubahan pola kerja dari konvensional ke digital. Unit Kearsipan memiliki peran strategis dalam meningkatkan kompetensi SDM kearsipan dan pengguna sistem.

Upaya pembinaan yang dapat dilakukan meliputi:

• Pelatihan teknis penggunaan SRIKANDI

• Bimbingan pengelolaan arsip elektronik

• Peningkatan literasi regulasi kearsipan

• Penguatan budaya tertib arsip

Pembinaan berkelanjutan akan membantu instansi mengurangi resistensi perubahan dan meningkatkan kualitas implementasi sistem.

Tabel Peran Unit Kearsipan dalam Siklus Implementasi SRIKANDI

Tahap Implementasi	Peran Unit Kearsipan
Persiapan	Analisis kesiapan, penyusunan kebijakan, klasifikasi arsip
Implementasi Awal	Pendampingan unit kerja, validasi arsip
Operasional	Pengawasan, pengendalian mutu, pembinaan
Evaluasi	Monitoring, audit kearsipan, perbaikan sistem

Peran Unit Kearsipan dalam keberhasilan penerapan SRIKANDI menjadi kunci tata kelola arsip digital pemerintah yang tertib, akuntabel, dan terintegrasi.

Tantangan Unit Kearsipan dalam Penerapan SRIKANDI

Meskipun memiliki peran penting, Unit Kearsipan kerap menghadapi berbagai tantangan, antara lain:

• Keterbatasan jumlah arsiparis dan SDM terlatih

• Minimnya dukungan pimpinan

• Rendahnya kesadaran unit kerja terhadap pentingnya arsip

• Beban kerja administratif yang tinggi

Tantangan ini perlu diatasi melalui penguatan kelembagaan dan peningkatan kapasitas Unit Kearsipan.

Contoh Kasus Penerapan SRIKANDI Berbasis Unit Kearsipan

Salah satu pemerintah daerah di Indonesia berhasil meningkatkan indeks kearsipan setelah memperkuat peran Unit Kearsipan dalam penerapan SRIKANDI. Unit Kearsipan diberi kewenangan penuh sebagai koordinator, menyusun SOP, serta melakukan pendampingan intensif ke seluruh OPD.

Hasilnya:

• Arsip elektronik lebih tertata dan mudah ditelusuri

• Waktu pencarian dokumen berkurang signifikan

• Kepatuhan unit kerja terhadap standar kearsipan meningkat

• Nilai evaluasi kearsipan dari ANRI mengalami peningkatan

Kasus ini menunjukkan bahwa penguatan Unit Kearsipan menjadi faktor penentu keberhasilan implementasi SRIKANDI.

Integrasi Peran Unit Kearsipan dengan Kebijakan Nasional

Penerapan SRIKANDI tidak terlepas dari regulasi nasional. Unit Kearsipan harus memastikan implementasi sistem selaras dengan kebijakan pemerintah pusat.

Beberapa regulasi yang menjadi acuan antara lain:

• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

• Peraturan Presiden tentang SPBE

• Kebijakan ANRI terkait SRIKANDI

Informasi resmi mengenai SRIKANDI dapat diakses melalui situs Arsip Nasional Republik Indonesia di https://www.anri.go.id dan kebijakan SPBE nasional melalui https://www.menpan.go.id.

Keterkaitan Peran Unit Kearsipan dengan Bimtek SRIKANDI

Penguatan peran Unit Kearsipan membutuhkan dukungan peningkatan kapasitas yang terstruktur. Salah satu langkah strategis yang dapat dilakukan adalah mengikuti Bimtek Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) 2026.

Melalui bimtek ini, peserta akan mendapatkan pemahaman menyeluruh mengenai kebijakan, teknis, serta strategi implementasi SRIKANDI berbasis peran Unit Kearsipan.

FAQ

Apa peran utama Unit Kearsipan dalam SRIKANDI?
Unit Kearsipan berperan sebagai pengelola, pengawas, dan pembina pelaksanaan SRIKANDI di instansi pemerintah.

Mengapa Unit Kearsipan penting dalam keberhasilan SRIKANDI?
Karena Unit Kearsipan memastikan arsip dikelola sesuai standar, regulasi, dan kebutuhan organisasi.

Apakah SRIKANDI hanya tanggung jawab Unit Kearsipan?
Tidak. SRIKANDI melibatkan seluruh unit kerja, namun Unit Kearsipan menjadi koordinator utama.

Bagaimana meningkatkan kapasitas Unit Kearsipan?
Melalui pelatihan, bimtek, dukungan pimpinan, serta penguatan kelembagaan dan SDM.

Penguatan peran Unit Kearsipan bukan hanya kebutuhan teknis, tetapi investasi jangka panjang dalam mewujudkan pemerintahan yang tertib arsip, transparan, dan akuntabel. Dengan dukungan kebijakan, SDM, dan sistem yang terintegrasi, penerapan SRIKANDI dapat berjalan optimal dan memberikan manfaat nyata bagi tata kelola pemerintahan.

Tingkatkan kompetensi Unit Kearsipan Anda dan wujudkan pengelolaan arsip digital yang profesional melalui Bimtek Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) 2026.